Ein KI-Telefonassistent verarbeitet personenbezogene Daten: Namen, Rufnummern, Anliegen, manchmal mehr. Wer ihn einsetzt, sollte ein paar Punkte sauber klären. Diese Checkliste ersetzt keine Rechtsberatung, hilft aber beim Gespräch mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
1. Der KI-Hinweis ist Pflicht
Nach Art. 50 der EU-KI-Verordnung müssen Menschen erfahren, dass sie mit einem KI-System interagieren. Am Telefon heißt das: Die Begrüßung enthält einen kurzen Hinweis, etwa: Hier ist der digitale Assistent der Firma Muster. Placetel weist selbst darauf hin, dass diese Ansage zu Beginn des Gesprächs zwingend ist.
2. Auftragsverarbeitung klären
Placetel handelt nach eigener Aussage als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, Ihr Betrieb bleibt Verantwortlicher. Prüfen Sie den Vertrag zur Auftragsverarbeitung, insbesondere Serverstandorte und eingesetzte Unterauftragnehmer, etwa für Sprachmodelle und Stimmen.
3. Speicherung bewusst einstellen
- Audioaufnahmen sind bei Placetel AI optional und werden laut Placetel 30 Tage gespeichert
- Ob und wie lange Transkripte gespeichert werden, stellen Sie pro Assistent ein
- Im Enterprise-Tarif gibt es Zero Data Retention: Löschung direkt nach dem Gespräch
- Gespräche werden laut Placetel nicht für das KI-Training verwendet
Faustregel: Nur speichern, was Sie für die Bearbeitung wirklich brauchen.
4. Datenschutzerklärung ergänzen
Ergänzen Sie Ihre Datenschutzerklärung um den Einsatz des Telefonassistenten: Zweck, Rechtsgrundlage, Empfänger und Speicherdauer. Bei WhatsApp kommt Meta als weiterer Beteiligter hinzu.
5. Berufsgeheimnisträger aufgepasst
Ärzte, Therapeuten, Steuerberater und Anwälte unterliegen § 203 StGB. Hier empfehlen wir, die KI auf organisatorische Aufgaben wie Terminvergabe und Rückrufbitten zu beschränken, keine fachlichen Inhalte zu verarbeiten, die Speicherung restriktiv einzustellen und die Verträge besonders sorgfältig zu prüfen.
6. Immer einen Weg zum Menschen
Rechtlich nicht in jedem Fall vorgeschrieben, aber entscheidend für die Akzeptanz: Laut einer von Placetel beauftragten YouGov-Umfrage akzeptieren 87 Prozent der Befragten Voice AI, wenn ein Mensch erreichbar ist und Transparenz und Datenschutz stimmen. Planen Sie also immer eine Weiterleitung oder Rückrufbitte ein.
7. Transparent kommunizieren
Ein Tipp aus der Praxis: Kündigen Sie Ihren Kunden den Start an, etwa per Newsletter oder Aushang. Wer Bedenken hat, meldet sich vorher, und alle anderen probieren es neugierig aus.
Stand: Oktober 2026. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.