Einen ersten Placetel-AI-Assistenten hat man in einer Stunde gebaut. Einen guten Assistenten zu bauen, dauert länger. Diese Anleitung zeigt beide Seiten: die Schritte im Portal und die Erfahrungen, die den Unterschied machen.
1. Use Case klein definieren
Der häufigste Fehler ist ein zu großer Start. Beginnen Sie mit einer klaren Aufgabe, zum Beispiel: Anrufe außerhalb der Öffnungszeiten annehmen, Standardfragen beantworten, Rückrufbitten per E-Mail schicken. Erweitern können Sie später.
2. Assistent anlegen und Begrüßung festlegen
Im Portal legen Sie einen neuen Voice-Assistenten an, wahlweise aus einer von acht Vorlagen wie Rezeptionist oder Terminvereinbarung. Die erste Ansage muss klarstellen, dass hier eine KI spricht. Das verlangt Art. 50 der EU-KI-Verordnung.
3. Hauptanweisung schreiben
Die Hauptanweisung beschreibt, wer der Assistent ist, wie er sich verhält und welche Abläufe er kennt. Schreiben Sie Prozesse Schritt für Schritt aus: Welche Daten fragt er bei einer Terminanfrage ab, in welcher Reihenfolge? Was der Prompt nicht beschreibt, macht die KI nur zufällig richtig. Sehr lange Anweisungen über etwa 30.000 Zeichen werden laut Placetel-Hilfe abgeschnitten.
4. Wissensdatenbank füllen
Quellen können Text, Webseiten-URLs oder Dateien wie PDF und DOCX sein. Unser Praxistipp: Inhalte lieber als sauberen Text pflegen, statt sich nur auf das automatische Auslesen der Webseite zu verlassen. Auch die Placetel-Hilfe weist darauf hin, und eingescannte PDFs ohne Text funktionieren nicht.
5. Tools anbinden
- Weiterleitung an Kollegen oder Warteschlangen, mit Bedingungen wie Schlagworten und Uhrzeiten
- Kalender wie Outlook, Google, Calendly, Cal.com oder Meetergo
- API-Tools, um im Gespräch Daten aus Ihren Systemen zu lesen oder zu schreiben
- SMS, etwa für Buchungslinks
6. Nachbearbeitung einrichten
Nach jedem Gespräch kann der Assistent eine E-Mail mit Zusammenfassung und Protokoll verschicken, an feste Empfänger oder je nach Anliegen an verschiedene Kollegen. Per direkter API-Anbindung landen die Daten stattdessen auch als Ticket oder CRM-Eintrag in Ihren Systemen.
7. Rufnummer zuweisen und testen
Weisen Sie dem Assistenten seine AI-Rufnummer zu und rufen Sie an. Wichtig: Betriebsblindheit vermeiden. Wer den Assistenten zum dreißigsten Mal mit derselben Frage testet, findet keine Fehler mehr. Lassen Sie Kollegen, Freunde und Familie anrufen, die ganz andere Dinge fragen.
8. Pilot fahren und nachschärfen
Erst im Pilot zeigt sich, wie echte Anrufer reagieren. Lesen Sie die Gesprächsprotokolle, passen Sie die Hauptanweisung an und reduzieren Sie Fragen, wo Anrufer abbrechen. Placetel bietet dafür Live-Monitoring und Debug-Logs. Und ganz banal: Nach jeder Änderung im Portal speichern, sonst wird sie nicht aktiv.
Selbst machen oder machen lassen?
Für einfache Fälle reicht die Anleitung oben. Sobald Buchungs-, Ticket- oder CRM-Systeme ins Spiel kommen, lohnt sich ein Partner, der beides kennt: die Telefonie und die Abläufe Ihres Betriebs. Sprechen Sie uns an.